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「仕事をする上でもタスクが多すぎて何から手を付けたらいいかわからない」と考えたことはありますよね？

残業していつまで経っても終わらない人と時間内で仕事が終わる人の差には、優先順位の付け方が大きく影響しています。

優先順位に悩まなければ、時間管理が上手になり、やるべきことを完遂できるようになります。

この記事を参考にして、仕事の優先順位をつけて、やるべきことを時間内に完遂させましょう。

仕事の優先順位に迷わない3つのポイント

①まず「やる」

「パーキンソンの法則」というのをご存知ですか？「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というものです。皆さんも小学生のころに夏休みの宿題を31日まで先延ばしにしていた経験ありますよね？

これを回避する方法は、まずは「5分やってみる」ことです。5分でも取り組むことでそのタスクの難易度が分かり、特にこれまで経験のないタスクに取り組む際に役立ちます。まずは取り組んでみることで案外簡単なタスクで、すぐに終わりそう、なんてこともよくあります。

②15分で「やめる」そして「聞く」

Googleで実際に取り入れられている方法の一つに「15分ルール」というものがあります。

初めて手をつける仕事や自分ではわからないことが問題が発生した時に、最初の15分は自分でさまざまな方法を試してみて、それでも解決できない場合はすぐに第三者へ質問するというルールです。

このルールを取り入れる場合において重要なポイントが以下の2つです。

• 他人の時間を無駄にしない
• 自分の時間を無駄にしない

15分は自分で試行錯誤することで解決できる場合もあるし、出来なかったとしても何をどのように試してダメだったかを明確にすることが可能です。

③最後に人の力を借りる

自分の力で15分間取り組んだが、やっぱりわからなかった場合は上司や同僚に相談することをおすすめします。15分取り組んだら悩む前に上司や同僚に相談をすることで、より効率よく仕事を進めるための優先順位の立て方を発見することがあります。人を頼るという行為を覚えるのは、嫌がる人もいますが、結構重要です。一人で悩んでいると悩みのループに入り抜け出せなくなることがあります。そのようなときは第三者の目から見ることで、仕事の優先順位を整理できます。仕事の優先順位付けに迷ったときなど、「相談」してみるのもひとつです。逆に、チームメンバーが困っている時、はあなたが積極的に助けてあげましょう。そうすることで周囲のメンバーの強みを活かし、お互いの仕事を補完し合える相互関係ができ強いチーム体制を作ることも可能となります。

陥りがちな失敗3選

反対についつい陥りがちな3つの失敗を紹介します。

①目的が不明確

忙しい日々を過ごす中で目の前の仕事に集中しすぎて、いつの間にか作業や仕事の目的を見失ってしまうことがよくあります。自分が行っているタスクの『ゴールは何なのか』をきちんと認識しておきましょう。そのためにはまず、「目的を達成するには、どの状態であるべきなのか」を決めます。続いて「具体的な目標を設定」します。目標は極力、定性的ではなく定量的に評価できるものを定めましょう。何も考えずに単純に作業をするのか、ゴールを意識して仕事をするのかでは、クオリティは全く異なります。

②全て請け負ってパンクする

これは責任感の強い人や完璧主義な人にこそ陥りがちな失敗で、頼まれた作業をそのまま全て自分でやろうとした結果、業務過多になってしまい最終的にはパンクしてしまう可能性があります。

何でもチャレンジする気持ちは大切ですが、自分の能力や時間を把握し、解決策として優先順位の低い仕事や自分でなくてもできる仕事は、思い切って「他の誰かを頼る」ことを選択肢に持ちましょう。意外かもしれませんが、優先順位を付ける時には、「やる」という選択肢以外に、「やらない」という選択肢もあるのです。重要なタスクは期日までに必ず完遂できるように、やらないことは早目に見極めるようにしましょう。ただし、与えられた仕事の範囲では、上司や先輩に相談してから行うようにすることを忘れずに。

③他の仕事に追われてしまう

これは先程の「②全て請け負ってパンクする」と通ずる部分があるかもしれませんが、他の仕事に追われてしまい、本当に重要なタスクが埋もれてしまい、なかなか手をつけることができないことがよくあります。皆さんも「次から次へと新しい仕事が目につき、優先順位通り仕事ができない」と感じたことはありませんか？解決策としては優先順位が高い仕事こそ、終わるまでは他の仕事に手を出さない、出さずにいられるような環境、つまり最も優先すべき仕事だけが視界に入る環境を作る必要があります。

日常的に優先順位を見直し、軌道修正をする習慣を付け、集中力が続くベストな仕事環境を意図的に作り出す必要があるでしょう。

まとめ

今回は仕事がなかなか終わらない人のために優先順位に迷わないためのポイントを紹介しました。自分自身の判断で問題ないことと、判断を仰ぐ必要がある業務を見極めてから実行しましょう。

是非この記事を参考にして明日からの仕事に取り入れてみてください！