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「もっと効率よく仕事がしたい」「仕事の時間を有効活用して成果を出したい」と考えている新社会人の方はきっと多いと思います。

とは言っても、新人の間は初めてのことや覚えることも多く、なかなか自分のスケジュール管理を見直すのは難しいですよね。この記事では、そんなやる気のある新社会人の皆さんにおすすめのスケジュール管理のポイントやツールなどをご紹介します。

スケジュール管理をするメリット

スケジュール管理をすることで得られるメリットについて解説していきます。

時間を効率的に使うことができる

仕事では締め切りや納期を守ることが大きな信用に繋がります。

自分だけでなく会社全体の評判にも関わることですから、気をつけたいポイントです。

スケジュール管理をしっかり行うことによって、ゴールを見据えて無理のない段取りを組むことができるようになります。一つの仕事に掛かり切りになっている間に別の締め切りが迫ってきていることに気づき、慌てて取り掛かる…なんてことを防げるのです。

うっかりミスを減らすことができる

誰でも最初のうちは失敗してしまうもの。

例えば、咄嗟に頼まれた仕事を引き受けた後に「今からミーティングが入っていたの忘れてた…」と思い出したり、後でやろうと思っていた仕事をそのまま忘れてしまったり…。

こういう「うっかりミス」はスケジュール管理をすることで確実に減らしていくことができます。

急な変化に対応できる

仕事には色んな人が関わっているため、急な予定変更が起こることもしばしば。

スケジュール管理がしっかりできていれば、そんな時でも前後の予定をパッと確認してすぐに対応することができます。

臨機応変に仕事ができるのは、社会人として大きな強みと言えるでしょう。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理をするポイントは3つあります。

ひとつのツールで管理する

スケジュールは一元管理が基本。

システム手帳とスケジュールアプリなど、複数のツールを同時に使うのはあまりおすすめできません。

「手帳には書いたけどアプリに登録し忘れていた」というミスを招きかねませんし、最悪の場合、2つの予定をバッティングさせ、お客様や社内の人に迷惑を掛けてしまいます。

ツールは色々ありますが、使い勝手を考えて自分に合ったものを見つけましょう。自分好みのアイテムを持つことでモチベーションが上がる人は手帳がいいと思います。手帳の場合、記入にボールペンを使うと、変更があると修正が面倒になりますので、消せるペンを使うと便利です。スケジュールの変更が多い人は変更が容易にできるアプリがおすすめです。

スケジュールに余裕を持つ

仕事をする上で思わぬトラブルはつきものです。

交通機関の遅延や天災など事前に予測できないこともありますが、スケジュールにあらかじめ余裕を持つことで落ち着いて行動することができます。

また、トラブルがなくとも時間に余裕があれば、ミーティングの前に資料をサッと確認したり、コーヒーを飲んで一息つくこともできます。

具体的には、「公共交通機関を利用する時は1、2本遅れても間に合うように出発時間を設定する」「遅くともミーティング開始15分前には前の仕事が終わるようにしておく」などです。

仕事の優先順位を決める

つい、自分の得意な仕事や楽しいと思えるタスクから取り掛かってしまいたくなりますが、仕事の優先順位を決めるクセをつけましょう。

「締め切りが近い」「人を待たせている」など、緊急度の高いものから真っ先に取り掛かるのが基本です。

また、時間がかかりそうな難しいタスクを面倒だからと後回しにしてしまうと後々自分が苦しむことになるため、締切を意識して早めに手をつけておくのがおすすめです。その時に終わらないとしても、「次回はここからやろう」という風に区切りをつけて計画的に進めることができます。

スケジュール管理におすすめのツール

スケジュール管理におすすめのツールを3つご紹介します。

Googleカレンダー

Googleが提供している無料カレンダーです。

ログインすることで複数のデバイスから確認することができるため、普段パソコンを持ち歩かない人でもタブレットやスマートフォンで簡単にスケジュール管理できます。

スケジュール共有も簡単にできるため、社内のミーティングの時間設定も効率的に行うことが可能です。

特にGoogle Meetを利用したオンラインミーティングは、そのスケジュールを共有されている人がボタンひとつで参加できるため、事前のURL共有のやりとりなどが大幅に短縮できて便利です。

Lifebear

クマのアイコンが可愛らしいスケジュールアプリです。

仕事とプライベートのそれぞれの予定を色分けしたり、自分好みのデザインに変更したりできるのも楽しいポイントです。

おすすめポイントは可愛い見た目だけでなく、TODOリスト、メモ、リマインド通知設定などかなり実用的なところ。

スケジュールは月・週・日で切り替えできますし、スマホのカレンダーとも簡単に同期することができます。

能率 NOLTY 手帳 A5ウィークリー

スケジュール管理を手書きでやりたい人におすすめ。

NOLTYは10年以上愛用しているビジネスマンもいるほど有名な手帳です。

A5サイズは大きすぎず小さすぎず、持ち運びにも適している上にしっかりと書き込むことができるのでビジネスシーンに最適です。

メモページが充実しており、スケジュールだけでなくTODO管理やアイデアメモを残したい人にぴったりです。

まとめ

いかがでしたか？

ここまで、スケジュール管理のメリットやポイントなどを紹介してきました。

どんな仕事もまずはスケジュール管理から。

目の前の仕事に闇雲に取り組んでいては、進捗が曖昧になってしまい、達成感を得られなくなってしまいます。

今回紹介したポイントやツールなどを参考に、自分の仕事の進め方を見直して、より効率的に取り組んでもらえたら嬉しいです。