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新社会人となって仕事の量とスピードに驚いた方も多いのではないでしょうか？

ビジネスパーソンは毎日多くのタスクをこなしています。さらにそれだけでなく、突発的に緊急のタスクが発生したり、予期せぬタイミングで納期が早まるということもあります。同時進行で物事を考えてしまうとうっかりミスを起こしてしまったり、時間の配分を誤ってしまうことがよくあります。そんな際にも柔軟に対応するためには事前にタスク管理を行い進捗を常に把握しておくことが大切です。そこで、今回はビジネスシーンで活躍する「タスク管理のコツ５選」を紹介します。是非参考にして明日からの仕事に活用してください。

①全て洗い出し視覚化する

タスク管理を行う上でまず最初に重要なポイントは「現在あるタスクをすべて洗い出し把握する」と言うことです。

毎日タスクの内容が二転三転していたり、誰からも催促がないと「ギリギリまでタスクを忘れていて、気づかない」なんてことを防ぐためにも、まずは自分がどんなタスクを抱えているのかを把握しましょう。

しっかりと把握することができて初めてタスク管理のスタートラインに立つことができます。

ポイントとしては、メールの返信などタスクと言うほどでもない小さなタスクでも、15分以上の時間を使いそうな場合はタスクとして洗い出すようにしましょう。

意外とこういったタスクの積み重ねが時間を使っている場合もあります。

その際にただメモに書き出すだけでなく、種類別にまとめたり、納期順に並び変えると、より今後のタスク管理が楽になり便利です。

②具体化するまで細分化

タスクを全て書き出した次は、洗い出したタスクを可能な限り具体的なタスクに細分化しましょう。

タスクの抽象度が高いままでは、次に何から手をつければ良いのかがわかりません。

タスクを具体化することで「意外と5分で終わる作業だった」なんてことがあるかもしれませんね。

反対に工数の多いタスクの場合は闇雲に取り掛かるのではなく、細分化して具体化します。そうすることで「今日はここまで終わらせよう」と分割して作業を行いやすくなります。

例えば、「お客様に提案する資料を作成する」というタスクがあった場合、「資料作成に必要な販売実績のデータをまとめる」、「他社の実績調査を行う」、「内容に問題がないか上司にフィードバックを貰う」、「資料にまとめる」「資料を印刷して生本する」といったようにすぐにでも取り掛かることができる粒度まで細分化してまとめましょう。

③優先順位を決定

タスクの全体的な流れが把握できたら、自然と重要度が見えるようになります。

それぞれの重要度によって優先順位を決定することで、仕事を効率的に進めることができます。

納期なども把握した上で、優先順位を決定しているので、締め切りに間に合わなくなって直前で焦ることもなくなります。

また、比較的余裕があるタスクの作業中の場合であれば緊急のタスクにも対応することができます。

反対に重要度の高い、タスクの作業中の際には、緊急のタスクを断ったり、同僚に任せることもできるので、自分だけで全て抱えると言うことがなくなります。

慣れない間は各作業の時間を計測し、自分のタスク処理時間の目安を把握してみることもおすすめです。

④スケジュールを事前に押さえる

タスクの優先順位が決定したら、事前にスケジュールを押さえておきましょう。会議や、アポの時間など、誰かと関わるスケジュールは予定表に明記すると思いますが、自分だけで行う作業時間を事前に押さえるということはあまりないのではないと思います。実際には、やらなければならないことを計画しておくと、後から別の予定が入ったとしても、自分の作業時間を確保することができるため、自分の作業を進める時間がなく仕方なく残業。。なんてことも、もうしなくて大丈夫です。さらに、事前に時間を決めておくことで、ダラダラと余計に作業をすることも防げるので、テンポよく作業を完了することができます。

⑤アプリを活用

複数のプロジェクトに関わるビジネスパーソンにとって、タスクの管理は生命線です。手帳のメモやスマホのメモ機能では自分で忘れないようにまとめておく必要があります。そこでタスク管理アプリを活用することでより簡単にタスクの管理を行うことができます。そんな中でおすすめのアプリを紹介します。

Google カレンダー

こちらはタスク管理アプリではなくスケジュール管理のアプリです。無料で利用でき、パソコンだけでなくスマートフォンからも予定をチェックできます。アラート機能がついているため、タスクの開始前の時間などに通知でお知らせが表示されます。また他のメンバーとのタスクの共有が簡単にできるので仕事の振り返りをする際にも便利です。

Trello（トレロ）

「Trello（トレロ）」とは、煩雑になりがちなタスクの管理を簡単に行えるアプリです。無料で使用できて、タスクごとにメモをつけることが可能であったり、進捗状況をフェーズに分けて表示することが可能なのでタスクの一元管理におすすめです。

Any.do

Any.doはタスク管理アプリの一つです。特徴としては音声入力が可能な点です。音声入力が可能なのでパッと思いついたタイミングで、すぐにタスクやメモにすることが可能です。またカレンダー機能があるので画面を行き来しながら調整を行う必要がなくこのアプリ一つで完結することが可能です。

まとめ

いかがだったでしょうか？タスクを管理することで、頭の中も整理ができて、生産性の向上につながります。慣れないうちは難しそうですが、他にもさまざまな便利なツールがあるので、是非活用して実践してみてください！