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会社に入ると新人の間に必ず経験する作業の一つに「会議の議事録の記録」があります。議事録を残すことは、自身のメモとなるだけでなく、会社全体の利益につながる重要な施策です。はじめのうちはPCのタイピングにも慣れておらず、口頭で素早くやりとりされる会議の中で追いつくので精一杯という方も多いのではないのでしょうか？30分、1時間という会議の間ひたすらメモを取り続けわかりやすくまとめるのは、想像以上に厄介なものです。できるだけ時間をかけず、効率よく議事録を仕上げる3つのポイントをこの記事で解説します。是非参考にしてみてください。

会議で議事録を残す目的と必要性について

決定事項を記録する。

最も重要な目的として「決定事項の記録」が挙げられます。会議を通して決まった内容を正しく、わかりやすく記録することで、次にどのような行動を取れば良いかを具体的に示すことが可能です。例えば会議の中で、プロジェクトのリーダーが決定した場合、会議に参加していない人でも議事録を読むと結果がわかりやすく理解できるようになります。そして後日、具体的なアクションを決定する際に会議で話し合われた内容が議事録にまとめられていると議事録を確認するだけでより具体的に詳細なアクションを決定することができます。

決定した経緯を記録する。

次に議事録を取る目的としては「決定した経緯を記録する」ということです。

議事録は、会議で話し合った内容について、一言一句記録することが一般的です。そうすることで、決定事項に至った経緯を再確認することが可能です。さまざまな人が参加するビジネスシーンの会議ではそれぞれが事前に持っている情報が異なっていたり、同じ決定でも関わる人の立場が変われば、全く違う結果になることが多々あります。そのため、決定事項に至った経緯も合わせて記録することで、認識の齟齬を防ぐことが可能です。

後からトラブルが発生しないように予防する。

取引先や上長との会議を行う場合、後になってから「言った言わない」というトラブルが発生することがあります。重要な会議や、多くの人が参加する会議でこのような事態が発生した場合、これにより関係者の信頼関係に亀裂が生じる場合があります。これを防ぐためには議事録の中で「誰が・何を・いつまでに行う」の3つのポイントをしっかり明記しましょう。

会議の議事録の書き方のポイント

では議事録を残す上で、何に注意して書けば良いのでしょうか？そのポイントについて解説します。

主観ではなく事実をわかりやすく明記

議事録は自分以外の人も後から見返す機会があるため、主観ではなく事実を記載する必要があります。さらにわかりやすく記載することも大切なポイントです。　

他の人が議事録を読み返したとしても、同じように内容が伝えられるように、前提情報などを踏まえてわかりやすく記載しましょう。例えば、会議の中でプロジェクトのスケジュールに関する議題があった場合、プロジェクトの開始日や終了日、関連情報をまとめて記載することで、全員が同じ前提で以降の議事録を読むことができます。

可能な限り、簡潔にまとめる

第三者が後から読んでも理解しやすい簡潔でわかりやすい議事録を作成するためには5W1Hが役に立ちます。5W1Hとはいつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どうやって（How）の英単語から頭文字をとった情報伝達の考え方です。例えば『今季の目標達成のために新商品に関する資料を作成する。（担当者：〇〇、期限：〇月〇日、）」と記載します。数字や単位・日付などがあるとより具体度が増し、読み手が理解しやすくなります。

体裁を意識する

議事録では全体を通して体裁を整えることもポイントの一つです。例えば文体は敬体（です・ます調）状常体（だ・である調）で書くのが一般的です。また両方の文体を混合させないようにしましょう。また箇条書きなどのフレームワークも意識して書くこともおすすめです。

コピペで使える議事録フォーマット

会議の議事録はフォーマットを一度作成すると、どんな会議でもテンプレートとして応用して活用することが可能です。今すぐコピペで使えるようにフォーマットを掲載します。是非活用してみてください。

1.会議名・日時・場所
2.参加者（記録者）
3.決定事項
4.ネクストアクション
  ・ 5W1Hで明確にする。
5.補足事項
  ・ 報告事項や参照資料などを記載する。
6.次回会議の予定

まとめ

議事録は新人の間に必ず経験する作業の一つです。的確にスピーディーにわかりやすい文章を書くことはビジネススキル向上に繋がります。こう言った細かな部分にこだわれる人は必ず評価されるため、同期の中でも一歩先にチャンスを得ることができるでしょう。